Politique de confidentialité

La politique de confidentialité de l’Association des Anciens Élèves de Berlaymont a.s.b.l. a été mise à jour le 25 mai 2018

Tout au long du document, nous abrègerons « l’Association des Anciens Élèves (du Lycée) de Berlaymont a.s.b.l. » par « l’Association », et un « Ancien Élève du (Lycée de) Berlaymont » ou « Ancien Professeur du (Lycée de) Berlaymont » par « Ancien ».

Votre vie privée est importante pour l’Association. Nous avons élaboré la présente politique de confidentialité qui porte sur la façon dont nous recueillons, utilisons, divulguons, transférons et stockons vos renseignements personnels. Veuillez prendre un moment pour vous familiariser avec nos pratiques en matière de confidentialité et nous faire savoir si vous avez des questions.

Notre principe de protection de la vie privée

Comme votre vie privée est importante pour nous, nous ne traitons vos données que dans le respect des principes suivants.

  • Nous utilisons toujours vos données personnelles de manière loyale, fiable et transparente pour des buts précis, explicites et légitimes.
  • Vous avez le droit d’être clairement informé de la manière dont nous utilisons vos données personnelles. Nous serons toujours transparents à propos des données que nous recueillons et de la façon dont nous les utilisons.
  • Si vous avez des doutes sur la façon dont nous utilisons vos données personnelles, nous vous aidons à comprendre nos traitements.
  • Nous prendrons toutes les mesures raisonnables pour protéger vos renseignements personnels contre les abus et les garder en sécurité.
  • Nous nous engageons à respecter toutes les réglementations européennes et nationales en matière de protection de la vie privée et coopérerons avec votre autorité de surveillance nationale en ce qui concerne la protection de la vie privée si nécessaire.

Collecte et utilisation des renseignements personnels

Les données personnelles peuvent être utilisées pour identifier ou contacter directement ou indirectement une seule personne. Comme l’Association a pour but de mettre les Anciens en contact, nous collectons des données personnelles et les conservons. Nous nous assurons que seules les données qui sont pertinentes à la poursuite des objectifs déclarés sont collectées, traitées et stockées.

Les données que nous collectons pour les Anciens Élèves proviennent de trois sources :

  1. Chaque année et à notre demande, le Lycée de Berlaymont peut nous remettre la liste des Anciens ayant quitté le Berlaymont. Cette liste comprend prénom, nom, classe et adresse, et peut en outre contenir la date d’entrée au Berlaymont et la date de sortie. Enfin, la liste comprend parfois le nom des parents, ces données ne sont en revanche pas conservées par l’Association. Nous ne conservons les données que pour les Anciens ayant quitté le Berlaymont en 4e secondaire, 5e secondaire ou Rhéto.
  2. Spontanément, chaque Ancien peut demander à être inscrit à notre association, et fournit alors les données qu’il souhaite partager avec l’Association. Cela peut par exemple se faire par l’envoi d’un mail ou le remplissage d’un formulaire lors d’un des événements que nous organisons.
  3. Par son « Zed » : le Zed d’une promotion est chargé de maintenir les coordonnées des Anciens de sa promotion à jour. Principalement à l’occasion du souper de retrouvailles organisé tous les 5 ans, le Zed peut activer son réseau de connaissances pour retrouver les Anciens de sa promotion et, à cette occasion et si l’Ancien de Berlaymont le souhaite, le Zed nous communique alors les coordonnées à jour.

Les données que nous collectons pour les Anciens Professeurs viennent d’une seule source : une demande spontanée du Professeur d’être inscrit à l’association.

Quelles catégories de données sont traitées par l’Association

  • Les données relatives à votre compte sur notre site, pour une bonne exécution de notre site web :
    • Votre nom d’utilisateur, mot de passe et adresse mail ;
    • Egalement votre date de dernière connexion à notre site, et la date de dernière mise à jour de votre profil ;
    • Enfin, lorsque vous enregistrez votre adresse mail pour la première fois, vous devez confirmer l’acceptation de l’utilisation de vos données. A cette occasion, nous enregistrons la date et heure exacte de votre confirmation ainsi que l’adresse IP utilisée à ce moment.
  • Les données de votre profil pour permettre de vous contacter :
    • Votre prénom et votre nom
    • Le prénom et le nom de votre partenaire pour deux raisons : pour l’adressage correct des courriers si vous êtes une femme, et pour vous retrouver si vous nous contactez avec le nom de votre mari (par exemple, lorsque vous effectuez un virement du compte de votre mari) ;
    • Votre date de naissance (très prochainement uniquement votre année de naissance) ;
    • Votre adresse postale ou la dernière adresse postale connue ;
    • Votre pseudo Skype ;
    • Votre métier ;
    • Votre site web (permet de faire de la publicité de votre site sur notre page d’accueil, et de fournir l’information aux autres anciens) ;
    • Votre numéro de téléphone, de fax et de GSM ;
  • Les données de votre profil en tant qu’Ancien Élève de Berlaymont :
    • Votre année de promotion (l’année de votre sortie de Rhéto ou, à défaut, l’année à laquelle vous seriez sorti(e) de Rhéto si vous aviez terminé vos études au Berlaymont) ;
    • L’année (civile) à laquelle vous avez quitté le Berlaymont, qui peut différer de votre année de promotion si vous avez quitté le Berlaymont avant votre Rhéto ;
    • Votre section (soit une classe telle que 6A, soit une section telle que « Latin/Sciences ») ;
  • Les données de votre profil en tant qu’Ancien Professeur de Berlaymont :
    • L’année de début d’activité et l’année de fin d’activité en tant que professeur au Berlaymont
  • Les données de votre utilisation de l’Association :
    • L’historique de vos cotisations auprès de l’association ;
    • L’historique de vos participations à nos événements (soupers et goûters de retrouvailles).

Comment nous utilisons vos données personnelles

Les données personnelles que nous recueillons sont destinées:

  1. A nous permettre de vous contacter lors de nos activités, telles que le souper de retrouvailles, le gouter de retrouvailles ou la soirée carrières ;
  2. A nous permettre de vous contacter pour des événements ponctuels (tels qu’un professeur qui part à la retraite, un gala exceptionnel organisé, …) ;
  3. A nos Zeds (le délégué de votre promotion) de vous contacter pour d’autres raisons, externes à l’Association ;
  4. Votre adresse mail permet également à d’autres Anciens de vous contacter (sans pour autant avoir accès à votre adresse) via le formulaire idoine sur notre site.

Cookies et autres technologies

Notre site Web utilise des cookies pour une bonne exécution du système. Conformément à la réglementation européenne, nous traitons les données collectées par les cookies et autres technologies comme des informations personnelles.

La plupart des navigateurs sont configurés pour accepter automatiquement les cookies. En général, vous pouvez empêcher l’enregistrement de cookies sur votre disque dur en sélectionnant “Ne pas accepter les cookies” dans les paramètres de votre navigateur. Vous pouvez également configurer votre navigateur pour demander l’autorisation avant d’enregistrer des cookies. Enfin, vous pouvez supprimer à tout moment les cookies précédemment installés.

Veuillez consulter les instructions de votre navigateur pour savoir comment mettre en œuvre cette mesure. Toutefois, si vous définissez vos paramètres de confidentialité comme tels, il se peut que vous ne puissiez pas utiliser pleinement toutes les fonctionnalités de notre site Web.

Le cas échéant, l’Association décline toute responsabilité pour les conséquences liées au fonctionnement dégradé du Site et des services offerts par l’Association, résultant soit du refus des Cookies, soit de l’impossibilité pour l’Association de s’enregistrer ou de consulter les Cookies nécessaires à leur fonctionnement en raison de votre choix.

Notre hébergeur récolte des données de fréquentation anonymes de notre site, pour nous permettre de mieux comprendre les besoins de notre site.

Non-divulgation à des tiers

Vos données personnelles ne sont et seront jamais divulguées à des tiers et ne seront jamais rendues publiques, sauf si un jour nous seront obligés de les divulguer, par exemple à la suite d’une décision de justice.

Si un jour l’Association venait à disparaitre, nous nous engageons à détruire à cette occasion toutes les données personnelles récoltées.

Transfert en dehors de l’Union européenne

Notre site Web est hébergé par Infomaniak en Suisse, en dehors de l’Union Européenne. En revanche, la Suisse est membre de l’AFAFDP et considérée en adéquation avec les dernières règlementations européennes en matière de protection des données. Vous pouvez trouver plus d’informations sur https://news.infomaniak.com/rgpd-politique-confidentialite/

Protection des données personnelles

L’Association prend la sécurité de vos données personnelles très au sérieux. Les services en ligne de l’Association protègent vos informations personnelles pendant le transit en utilisant un cryptage tel que Transport Layer Security (TLS). Lorsque vos données personnelles sont stockées par l’Association, nous utilisons des systèmes informatiques à accès limité hébergés dans des installations utilisant des mesures de sécurité physique.

Si vous créez un compte d’utilisateur par notre site Web, nous vous recommandons, pour des raisons de sécurité, d’utiliser un mot de passe fiable pour protéger vos données personnelles et de toujours garder ce mot de passe secret. Par mot de passe fiable, nous entendons au moins 6 caractères, y compris une combinaison de lettres, de chiffres et de symboles. Pour ce faire, lorsque vous choisissez votre mot de passe sur notre site, celui-ci vous conseille sur le niveau de sécurité du mot de passe choisi et comment le rendre plus sûr. Votre mot de passe doit également être changé périodiquement (nous vous recommandons de le changer tous les 6 mois).

Intégrité et conservation des données personnelles

L’Association vous permet de garder vos données personnelles exactes, complètes et à jour. Nous conserverons vos données personnelles pendant la période nécessaire pour atteindre les objectifs énoncés dans la présente déclaration de confidentialité. À tout moment, vous avez le droit de demander :

  1. A ne plus être contacté – à cette occasion et sauf demande contraire de votre part, nous conservons vos données personnelles, mais nous clôturons votre compte sur notre site. En outre, nous nous assurons que vous ne soyez plus contacté, ni par l’Association ni par les Anciens, jusqu’à ce que vous vous réinscriviez à l’Association. Vous n’apparaissez plus dans les recherches, mais votre prénom et nom et la mention « ne plus contacter » fait toujours partie de la liste envoyée à votre Zed lors d’événements, pour préciser au Zed qu’il ne doit pas vous contacter même s’il dispose de coordonnées à votre égard. À tout moment, vous pouvez vous réinscrire sur notre site.
  2. A être supprimé de notre fichier – à cette occasion, toute information vous concernant est définitivement supprimée de notre fichier et de notre site. Dans ce cas cependant, si un Ancien ou un Zed dispose de vos coordonnées, il n’est pas informé (par nos soins) que vous ne souhaitez plus être contacté, vu que vous n’apparaissez plus du tout dans nos fichiers.

Pour exercer ces droits, vous pouvez à tout moment nous contacter via le formulaire de contact de notre site web.

Pour protéger ces données contre la destruction accidentelle ou malveillante, lorsque nous les retirons de nos services, il se peut que nous ne supprimions pas immédiatement les copies restantes de nos serveurs ou systèmes de sauvegarde. La destruction complète (y compris de nos sauvegardes) se produira au maximum un mois à dater de votre demande.

Accès aux données personnelles

Vous pouvez contribuer à garantir l’exactitude, l’exhaustivité et la mise à jour de vos données personnelles et de vos préférences en vous connectant à votre compte ou en nous envoyant un mail via le formulaire de contact de notre site.

Questions et droits en matière de protection de la vie privée

Vous avez le droit de:

  • accéder aux données que nous détenons à votre sujet (article 15 RGPD),
  • demander la portabilité de vos données personnelles, c’est-à-dire le droit de recevoir les données personnelles que vous nous avez fournies dans un format structuré, communément utilisé et lisible ou de les faire envoyer directement à un autre responsable du traitement, lorsque ces données font l’objet d’un traitement automatisé basé sur leur consentement ou sur un contrat (article 20 RGPD),
  • nous demander de corriger (article 16 RGPD), mettre à jour, verrouiller complètement ou effacer vos données personnelles (article 17 du RGPD) trouvées dans nos dossiers si elles sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées, ou lorsque la collecte, l’utilisation, la divulgation ou le stockage est interdit,
  • nous signaler toute utilisation abusive de vos données personnelles,
  • obtenir la limitation du traitement dans certaines circonstances comme par exemple la limitation de l’utilisation des données dont vous contestez l’exactitude, pour une période nous permettant de vérifier l’exactitude des données (article 18 RGPD),
  • retirer votre consentement au traitement de vos données à tout moment, sans compromettre la licéité du traitement fondé sur le consentement avant ce retrait et à moins que le traitement soit fondé sur une base juridique différente de celle du consentement 13-2c (RGPD),
  • déposer une plainte auprès de l’autorité compétente en matière de protection des données de votre pays et/ou du Grand-Duché de Luxembourg (Commission nationale pour la protection des données – CNPD),
  • s’opposer au traitement à moins que nous puissions démontrer qu’il est fondé sur des motifs légitimes (article 21 du RGPD),

 

Vous pouvez adresser vos questions concernant le traitement de vos données personnelles et l’exercice de vos droits mentionnés ci-dessus en contactant l’Association, soit par mail en utilisant le formulaire de contact de notre site, soit par courrier à Association des Anciens de Berlaymont – Drève d’Argenteuil 10 bte 2 – 1410 Waterloo.

L’Association peut mettre à jour sa déclaration de confidentialité de temps en temps. Lorsque nous modifions la politique de façon importante, un avis sera affiché sur notre site Web avec la mise à jour de la déclaration de confidentialité.

S’il y a des changements majeurs qui sont incompatibles avec le but pour lequel les données ont été recueillies, nous demanderons un consentement renouvelé.